Wie komfortabel wäre es wichtige E-Mails und den digitalen Kalender immer dabei zu haben und nicht nur am Computer darauf zugreifen zu können?
Ich wundere mich mittlerweile nicht mehr, dass die Frage nach Synchronisationsmöglichkeiten für E-Mails & Kalender zwischen dem Computer und dem Smartphone (oder Tablet oder Laptop) immer wieder von unseren Kunden gestellt wird, denn ein Großteil der deutschen Unternehmen setzen auch im „Digitalisierungszeitalter“ diese Funktionen immer noch nicht ein.
Dabei ist die Umsetzung denkbar einfach und wenig zeit- und/oder kostenintensiv.
Woran scheitert es?
Die meisten eingerichteten Firmen-E-Mail-Adressen sind sogenannte IMAP-Konten. IMAP (ausgeschrieben „Internet Message Access Protocol“) ist ein Protokoll zum Abruf von E-Mails von einem Mailserver. IMAP kann aber, auf die Thematik bezogen, auch eben nur das: E-Mails abrufen. IMAP kann keine Kalendereinträge oder Kontakte synchronisieren.
Warum setzen die meisten Unternehmen dann IMAP ein? Der Hintergrund für diese Fragestellung ist ebenfalls schnell erklärt: IMAP-Konten sind vergleichsweise günstiger und für viele Mitarbeiter im Unternehmen reicht dieses Protokoll auch aus.
Was ist aber mit den Mitarbeitern, für die auch ein mobiler Zugriff auf Kalendereinträge sinnvoll wäre?
(Die) Lösung: Microsoft Exchange
Microsoft Exchange bietet für den Anwender im ersten Moment erstmal die selben Möglichkeiten wie ein IMAP-Konto. Darüber hinaus allerdings kommen zahlreiche Funktionen hinzu, die den Arbeitsalltag deutlich erleichtern können.
Die für die meisten Anwender wichtigste ergänzende Funktion ist sicherlich die Synchronisation von Kalendereinträgen und Kontakten zwischen verschiedenen Geräten. Das „Exchange-Active-Sync“-Protokoll wird nämlich von den meisten Geräten und auch vielen Anwendungen unterstützt. Daraus resultiert, dass bei Einrichtung eines Exchange-Kontos auch in diesem Konto vorhandene Kalender und Kontakte synchronisiert werden.
Erstellen Sie nun also zum Beispiel auf Ihrem Computer in Ihrem E-Mail-Programm einen Kalendereintrag, wird dieser dann (fast) zeitgleich auch auf Ihrem Smartphone verfügbar sein. Inklusive Datum, Uhrzeit, Erinnerungseinstellungen, usw. .
Selbiges gilt für Ihre Kontakte: Erstellen, ändern oder löschen Sie einen Kontakt oder Bestandteile eines Kontaktes, werden die Änderungen immer auf allen Geräten angewandt, auf denen Sie an Ihrem Exchange-Konto angemeldet sind.
Nachteile gegenüber IMAP
Wie sich schon vermuten lässt besteht der Nachteil darin, dass ein Exchange-Konto unterm Strich in der Regel teurer ist, als ein IMAP-Konto.
Um Ihnen ein grobes Gefühl für den Preisunterschied zu geben:
20 IMAP-Konten mit eigener Domain kosten bei IONOS 1,99 € pro Monat. Macht ~0,10 € pro Konto pro Monat. (Stand: 17.07.2021)
Ein Exchange-Konto kostet bei IONOS 8,00 € pro Monat. (Stand: 17.07.2021)
Der Preisunterschied ist natürlich immens, weshalb es auch Alternativen zum „teuren Standard“ gibt.
Alternativen zu Microsoft Exchange
Rein funktionell gibt es noch diverse Alternativen zu einem Exchange-Konto. Ich stelle Ihnen im Folgenden die Apps der Google-Suite und die Apps der Zoho-Suite vor:
Im Folgenden möchte ich Ihnen kurz die wohl populärste Alternative, die „Google-Suite„, vorstellen:
Google betreibt seit vielen Jahren diverse Apps, die eben genau die oben beschriebenen Funktionen wiedergeben können.
Dafür stellt Google seinem Nutzer „kostenlos“ die Apps „GMail“, „Kalender“ und „Kontakte“ zur Verfügung.
Auch über diese Apps lassen sich E-Mails, Kalendereinträge und Kontakte zwischen verschiedenen Geräten synchronisieren.
Wer allerdings eine eigene Domain nutzen möchte, also keine @gmail-Adresse, muss hier ebenfalls zahlen. Wem die @gmail-Adresse reicht, bekommt die Funktionen kostenlos. So kann es für Sparfüchse im ersten Moment eine Möglichkeit sein die Kalender- und E-Mail-Funktion zu trennen, um Kosten zu sparen. Auf lange Sicht würde ich das aber keinem ernsthaft agierenden Unternehmen empfehlen, da sich dies negativ auf den Verwaltungsaufwand, den Datenschutz und die Datensicherheit (Stichwort Backups) auswirken wird.
Zoho
Eine weitere Alternative zu einem Exchange-Konto ist die App-Suite von Zoho:
Zoho stellt mit seiner Anwendung Zoho-Mail Unternehmen ein Tool zur Verfügung, was über eine Vielzahl von Funktionen verfügt, die eine ortsunabhängige Zusammenarbeit ermöglichen. Die klassischen Anwendungsfälle E-Mail, Kalender und Kontakte werden einfach und übersichtlich in einer Anwendung zusammengefasst. Am Computer ist dies eine Webanwendung im Browser, auf dem Smartphone eine klassische App.
Zoho-Mail hat sich aber auch über die Unternehmensinterne Kommunikation Gedanken gemacht. So gibt es innerhalb der Anwendung einen Chat für alle „internen“ Teilnehmer. Das entlastet das E-Mail-Postfach etwas und trennt externe und interne Kommunikation über einen gut gelungenen Weg.
Eine komplette Funktionsübersicht von Zoho-Mail finden Sie hier: https://go.zoho.com/jqF
Fazit
Das wichtigste zuerst: Die Synchronisation von E-Mails, Kalender und Kontakten ist kein Hexenwerk und für jedes Unternehmen, egal ob klein oder größer umzusetzen und bietet zahlreiche Vorteile. Ob nun alle Mitarbeiter diese Funktionen benötigen hängt von deren Einsatzort und Funktion im Unternehmen ab und sollte auf jeden Fall im Vorfeld abgewägt werden.
Der Klassiker Microsoft Exchange ist aufgrund der Kompatibilität mit den meisten Systemen und Anwendungen immer noch die meistgewählte Variante. Der Vorteil hierbei ist klar: Gewohnte Arbeitsumgebung für Ihre Mitarbeiter. Es kann „ganz normal“ in Outlook oder dem System Ihrer Wahl weitergearbeitet werden. Die Lösung hat aber auch ihren Preis.
Alternativen wie z.B. Zoho-Mail sollten aber auf jeden Fall in die Entscheidungsfindung mit einbezogen werden, da hier ggf. auch weitere Anliegen drüber gelöst werden können.
Sollten Sie Unterstützung bei der Umsetzung benötigen oder individuelle Beratung zu diesem Thema wünschen, freue wir uns natürlich jederzeit von Ihnen zu hören!
