Wer kenn sie nicht – diese Situation, in der man einmal das Passwort braucht, was man mal irgendwo vergeben hat…
In der Zusammenarbeit mit unseren Kunden finde ich mich fast täglich in dieser Situation wieder. Klar – heute hat ja auch jeder etliche Zugänge. Nehmen wir uns mal das Beispiel ein neues Smartphone gekauft zu haben und dieses jetzt einrichten wollen. Für die meisten Leute bringt das gemischte Gefühle mit sich. Zum Einen das „tolle neue“ Smartphone, auf der anderen Seite muss das Ganze ja jetzt neu eingerichtet werden. Los geht´s dann bei der SIM-Pin (wie oft startet man heute schon noch ein Handy neu?), weiter gehts mit der Apple- oder Google-ID, dann auf zur E-Mail-Adresse, weiter zum Cloud-Speicher, usw. …
Benutzt man dann nicht für jeden Zugang das selbe Passwort (was die meisten Anwender genau so machen), wird es bei dem ein oder anderen Passwort mit Sicherheit Probleme geben. Das selbe Passwort für jeden Zugang zu nutzen ist im Übrigen eine sehr schlechte Idee, was ich vor Jahren bereits selber leidvoll erleben durfte. Klaut nämlich jemand ein Passwort (und im schlechtesten Fall noch die dazugehörige Mailadresse), kann dieser jemand sich natürlich nicht nur Zugang zu einem Ort verschaffen. So wurde nicht nur wild über ebay bestellt, sondern auch noch über Amazon und diverse andere Portale „unfug“ getrieben. Der Schaden hat sich zum Glück sehr in Grenzen gehalten. Zudem erkennen heute viele Systeme unübliches Verhalten oder es gibt sogar eine Zweistufige Authentifizierung.
Diese „neuen“ Vorsichtsmaßnahmen sind zwar schön und gut, dennoch sollten an verschiedenen und vor Allem empfindlichen Stellen auch verschiedene Passwörte gewählt werden, womit wir zurück zum eigentlichen Thema kommen: Einem Passwortmanager.
Aufgrund der oben beschriebenen Thematik gibt es in vielen Firmen (aber auch Privathaushalten) mittlerweile Passwortverzeichnisse – meist in Form eines Stück Papiers oder einer Excel-Tabelle. Letzteres, wenn die Datei denn passwortgeschützt ist, ist auch schonmal eine ganz vernünftige Sache. Trotzdem hat man seine Excel-Tabelle nicht unbedingt immer griffbereit und verfällt so trotzdem immer noch manchmal in die Situation ein Passwort nicht zu wissen. Was muss also her? Ein Passwort Manager für die Hosentasche.
Es gibt da draußen viele zahlreiche Lösungen, die genau das versprechen. Viele davon habe ich selber getestet – der Großteil war tatsächlich murks. Entweder die Daten wurden tatsächlich nur lokal auf einem Gerät gespeichert – natürlich der Sicherheit halber… Nützt mir aber nicht viel – verliere ich mein Telefon, sind die Daten weg. Das Thema Sicherheit ist natürlich eins ganz oben auf der Liste der Dinge, die ein Passwort Manager können sollte. Die Usability kommt bei mir aber spätestens direkt danach.
Für mich war wichtig: Möglichst unkomplizierter (aber sicherer!) Zugriff, DSGVO-Konform, Web-Anwendung, Cloud-Backup.
Auf den unkomplizierten Zugriff brauche ich denke ich nicht weiter eingehen.
Die DSGVO-Konformität ist mir nicht deswegen wichtig, weil ich dort personenbezogene Daten speichere, sondern weil die Standards und damit die Sicherheit einfach hochgesteckt sind.
Eine Web-Anwendung (für den Browser) ist mir deswegen wichtig, weil ich sehr viel am PC arbeite und dann nicht meine Passwörte abschreiben, sondern lieber kopieren und einfügen möchte.
Das Cloud-Backup bzw. die Cloud-Datenhaltung geht mit der Anforderung der Web-Anwendung einher und bietet mir einfach ein minimales Verlustrisiko.
Nun zur Lösung: Das Zoho-Vault (zu Deutsch: Das Zoho-Gewölbe)
Das Zoho-Vault habe ich eigentlich eher als Nebenprodukt kennen gelernt. Zoho bietet eigentlich ein komplexes ERP-System auf Basis ca. 50 verschiedener Anwedungen an, welches ein Unternehmen braucht, um all seine Prozesse abzubilden. Im Zuge der Einführung von Zoho bei uns sind wir auf die Anwendung Zoho-Vault gestossen. Da das Thema Passwort Manager bei mir schon immer ein beliebtes Thema war, habe ich mir das natürlich näher angeschaut. Ergebnis: Seit Anfang 2021 bei uns sehr zufriedenstellend im Einsatz. Auch die ersten unserer Kunden sind auf den neuen Passwort Manager umgestiegen und sind happy!
Zoho-Vault gibt es als App auf dem Smartphone (Apple und Android), als Web-Anwendung und on top als Browser-Plugin.
Die Daten werden DSGVO-Konform mit einer AES-256-Bit-Verschlüsselung in einem EU-Rechenzentrum gespeichert. Das ist ziemlich gut!
Neue Passwörter können schnell und einfach angelegt werden. Dabei gibt es auch diverse Vorlagen für häufig verwendete Anwendungen, wie z.B. den Microsoft365-Login, bei welchem dann auch direkt die Portaladresse automatisch von Zoho hinterlegt wird. Individuelle Kennwörter für bei Zoho nicht hinterlegte Anwendungen lassen sich aber ebenfalls einfach anlegen und auch beliebig individualisieren. Brauchen Sie also z.B. nicht nur zwei Daten (E-Mail und Passwort), sondern drei (E-Mail, Nummer, Passwort), kann dies einfach als weiteres Feld hinzugefügt werden und ist dann entsprechend hinterlegt.
Der Zugriff auf die hinterlegten Daten erfolgt dann durch Legitimation mit einem Master-Kennwort und (wenn gewünscht) über eine Zwei-Faktor-Authentifizierung, z.B. über eine separate App auf Ihrem persönlichen Smartphone. Die Anmeldung auf dem Smartphone kann (ebenfalls wenn gewünscht) über die im Smartphone hinterlegten biometrischen Daten (also Fingerabdruck oder Iris-Scan) erfolgen, was die Anmeldung sehr sicher aber gleichzeitig komfortabel macht.
Der Passwort Manager Zoho Vault ist in der Basis-Version kostenfrei und ist unbegrenzt und uneingeschränkt nutzbar. Darüber hinaus gibt es kostenpflichtige Pakete, die zum Teil ganz nützliche Funktionen mit sich bringen. Hier gibt es zum Beispiel die Möglichkeit gemeinsame Passwörter innerhalb eines geschlossenen Teams gemeinsam zu verwalten, ein zusätzliches lokales Backup zu erstellen, den Zugriff noch weiter einzuschränken (z.B. Zugriff aus dem Ausland verhindern), Passwortgruppen zu erstellen usw…
Fazit
Wir sind mit dem Umstieg für unsere Unternehmensinternen, aber auch meine privaten Daten zu Zoho-Vault bisher sehr glücklich. Die Möglichkeiten der Individualisierung und der kontrollierte Zugriff im Team sind für mich persönlich ein dicker Pluspunkt gegenüber anderen Anbietern.
Wenn Sie Zoho Vault einsetzen möchten, können Sie sich unter nachfolgendem Link für die kostenlose Version registrieren: https://go.zoho.com/USf
