Viele denken bei den Anforderungen eines Scanners im ersten Moment primär an dessen Geschwindigkeit. Dabei ist das nur einer von vielen Punkten, zu welchen sich vor einem Kauf Gedanken gemacht werden sollte.
Wir werden uns im Folgenden die wichtigsten Bereiche anschauen.
Was soll überhaupt gescannt werden?
Klingt jetzt sehr banal? Ist es auch!
Aber dennoch ist das eigentlich die erste Überlegung, die getroffen werden muss, bevor wir uns auf die Suche nach einenm geeigneten Scanner begeben. Möchten wir einfache DIN A4-Dokumente scannen, auch mal DIN A3 oder wohlmöglich noch größere Dokumente, Fotos, Dias, Quittungen, Visitenkarten, Thermopapier, oder gar Plastikkarten wie z.B. Personalausweise?
Dabei ist es natürlich nicht so, dass ein Typ Scanner auch nur ein Typ Dokument scannen kann. Aber es gibt eben Geräte, die können mit einigen Dokumenten besser umgehen und mit anderen eben nicht so gut.
Womit wir auch gleich zu unserem nächsten Abschnitt kommen …
Welche Arten von Scannern gibt es?
1. (ADF-)Dokumentenscanner
Diese Art von Scanner eignet sich in erster Linie für Standarddokumente, wie sie in den meisten Büros vorkommen und ist zudem oft flexibel bei kleineren Abweichungen – also z.B. dickeres Papier, Briefumschläge mit Inhalt, etwas andere Formate, etc..
Der Dokumentenscanner ist häufig auf Geschwindigkeit und einen moderaten Platzbedarf ausgerichtet, d.h. er passt eigentlich auf jeden etwas größeren Schreibtisch.
Nicht geeignet ist dieser Scannertyp für spezielle Sonderformate wie z.B. Bücher oder Dias.
2. Flachbettscanner
Diesen Scanner werden wohl die meisten kennen – der klassiche Flachbettscanner.
Mit einem solchen Gerät wird einem die größtmögliche Flexibilität geboten, da eigentlich so ziemlich alles eingescannt werden kann.
Auf der anderen Seite ist der Flachbettscanner aber oft nicht der schnellste – Ausnahmen sehr weniger Geräte bestätigen hier die Regel.
Zudem ist ein Flachbettscanner im Vergleich zu den anderen Scannertypen sehr kostengünstig. Einen Flachbettscanner findet man übrigens auch sehr häufig in Multifunktionsgeräten wieder – allerdings meist mit sehr schlechter Scanqualität im Vergleich zu einem Standalone-Flachbettscanner.
3. Mobile Scanner
Mobile Scanner sind, wie der Name schon vermuten lässt, für den mobilen Einsatz gemacht. Es gibt, wenn überhaupt, nur einen sehr kleinen Einzugschacht und der Papierauswurf erfolgt quasi direkt auf dem Tisch (oder welchem Untergrund auch immer).
Auch sind mobile Scanner vergleichsweise langsam, was einen alltäglichen Gebrauch im Büro eigentlich ausschließt. Für Privathaushalte allerdings ist so ein Gerät doch eine ganz interessante Alternative zu einem Flachbettscanner. Nicht nur weil er meist besser aussieht, auch können moderne mobile Scanner z.B. mit mehrseitigen Dokumenten besser umgehen und das Gerät nimmt noch weniger Platz weg.
4. Fotoscanner und andere Spezialscanner
Für spezielle Formate gibt es auch in der Welt der Scanner spezielle Geräte. Fotos und Dias zum Beispiel könnten auch mit anderen Scannern gescannt werden, nur eben nicht so gut. Fotoscanner sind darauf ausgerichtet ein optimales Scanergebnis eines Fotos auszugeben. Dabei spielen eben andere Faktoren eine Rolle, als bei einem Dokument. Kräftige und echte Farben, dickeres Papier und im besten Fall auch eine mitgelieferte Software, die einem die Möglichkeit gibt die Bilder nach dem Scan noch etwas zu optimieren.
5. Produktionsscanner
Produktionsscanner sind voll und ganz auf Geschwindigkeit und Zuverlässigkeit getrimmt und häufig auf diesen Gebieten bis ins kleinste Detail durchoptimiert. Diese Geräte empfehlen wir aber auch wirklich erst ab einem Scanvolumen von mindestens 500 Seiten pro Tag. Darunter macht der deutliche Mehrpreis absolut keinen Sinn. Durch den hohen Durchsatz und etliche Einzugs- und Separierungsrollen sind diese Geräte auch etwas wartungsintensiver als „normale“ Dokumentenscanner.
Ausstattung und Eigenschaften
Nun wissen wir, welche Arten von Scannern es überhaupt gibt und haben vielleicht schon eine Entscheidung getroffen, was am besten zu uns passt. Jetzt gibt es natürlich immernoch eine Menge Auswahl – verschiedene Hersteller, verschiedene Geschwindigkeiten, verschiedene Ausstattung. Auf letzteres gehen wir nun noch etwas näher ein. Was sollte unser Scanner haben?
1. Papierformat
Viele werden darüber nicht lange nachdenken müssen, für andere wird hier bereits eine sehr wichtige Entscheidung getroffen, die den Kreis der Möglichkeiten zum Teil erheblich einschränkt.
Während es bei bei DIN A4-Geräten eine schier riesige Auswahlmöglichkeit gibt, wird die Einschränkung bei DIN A3-Geräten schon sehr deutlich. Noch schwieriger wird es bei noch größeren Formaten.
Wägen Sie daher ganz genau ab, ob es tatsächlich notwendig ist einen DIN A3-Scanner zu kaufen. Wie Sie das entscheiden sollen? Relativ einfach: Scannen Sie regelmäßig, d.h. mindestens 2-3 mal pro Woche DIN A3-Dokumente, sollten Sie einen entsprechenden Scanner kaufen. Ist dem nicht so, kaufen Sie ein DIN A4-Gerät.
Wie soll ich dann meine DIN A3-Dokumente scannen? Da gibt es verschiedene Möglichkeiten: Sie kaufen einen DIN A4-Scanner, der auch einseitig DIN A3 scannen kann. Dabei wird das A3-Dokument in der mitte geknickt, in eine Scanvorlage gelegt und dann per Duplex gescannt. Die Scannersoftware fügt das Dokument dann wieder zu einem Bild zusammen. Eine andere Möglichkeit wäre es, vor Allem wenn es sich um Archivdokumente handelt, einen Scandienstleister hinzuzuziehen, welcher sich um die Digitalisierung Ihrer DIN A3-Dokumente kümmert.
2. Netzwerk oder USB
Die meisten Dokumentenscanner werden lokal an einem PC per USB betrieben. Dies ist auch unsere Empfehlung für die meisten Scanarbeitsplätze, an denen regelmäßig gearbeitet wird. Das hat zum Einen den Grund, dass Sie die Einrichtung selber vornehmen können und eine USB-Verbindung weniger problembehaftet ist.
Ein anderer Grund, den man nicht vernachlässigen sollte, ist, dass die Arbeit an sich mit einem Arbeitsplatzscanner deutlich angenehmer und schneller ist. Sie müssen nicht bei jedem Dokument (zweimal) aufstehen.
Netzwerkgeräte haben natürlich auch ihre Daseinsberechtigung. Gibt es z.B. viele Mitarbeiter, die im Einzelnen aber nur wenig scannen, bietet sich ein zentrales Gerät an. Auch gibt es mittlerweile Geräte, die ohne dass ein Computer angeschlossen ist, scannen können. So muss nicht jedes Mal der Computer eingeschaltet werden und das Dokument kann direkt auf dem Server oder in der Cloud abgelegt werden. Achtung!: Fast alle Geräte, die Dokumente ohne einen PC erstellen, erstellen diese im Falle eines PDFs ohne OCR. Das heißt die PDF-Dokumente sind später nicht durchsuchbar.
Zuletzt sei angemerkt, dass viele Scanschnittstellen, wie TWAIN oder ISIS, zuverlässig nur per USB funktionieren.
Sie merken also dass das Thema „Netzwerk oder USB“ doch komplexer ist, als man es im ersten Moment vermutet.
Ein Tipp an dieser Stelle: Sollten Sie sich unsicher sein – es gibt einige Geräte, die beides unterstützen. So können Sie beides testen und schauen, was für Sie besser funktioniert.
3. Display
Kurze Frage: Haben Sie schlechte Augen?
Ich selber bin in meinen jungen Jahren (auch wenn ich selber eine Brille trage) gar nicht auf die Idee gekommen, dass jemand seinen Scanner nach genau dieser Frage aussucht. Ein Kunde hat mir aber versichert, dass eine einfache Bedienung und ein großes Display das allerwichtigste für ihn seien. Es stellte sich auch hinterher heraus, dass er damit richtig lag.
Überlegen Sie sich genau, ob Ihnen ein großes Display wichtig ist oder nicht. Nicht nur weil es besser aussieht. Tatsächlich erleichter es häufig die Bedienung sehr und bietet Ihnen die Möglichkeit zum Beispiel Scanprofile direkt über das Gerät zu konfigurieren.
Leider erhöht ein großes Display in der Regel auch den Preis des Geräts.
4. Schnittstellen
Für die meisten dürfte dies ein ziemlich nerviges Thema sein, da man meint es sei schwer zu verstehen. Im Scannerbereich ist es das bei der Entscheidungsfindung aber gar nicht unbedingt.
Wann benötige ich eine „Schnittstelle“?
Nur dann, wenn Sie eine Scansoftware, wie zum Beispiel ein Dokumentenmanagementsystem oder ähnliches einsetzen oder zukünftig einsetzen wollen.
Dabei gibt es meistens auch nur zwei verschiedene Schnittstellen: TWAIN und ISIS.
Setzen Sie eine Software wie oben beschrieben ein oder haben das vor, fragen Sie einfach den Hersteller der Software, ob eine TWAIN- oder ISIS-Schnittstelle notwendig bzw. empfohlen ist.
Preislich ändert diese Entscheidung eigentlich nichts. Einige Geräte können dies, andere eben nicht.
Scannerfinder von uscan.de
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