Die Erfassung von Arbeitszeiten spielt in den meisten Unternehmen eine bedeutende Rolle. Dennoch wird die Dokumentation von Zeiten in vielen Bereichen nach wie vor klassisch mit Stift und Papier durchgeführt: Dabei kann man wenig falsch machen, niemandem muss großartig etwas erklärt werden und jeder Mitarbeiter kann quasi zu jeder Zeit mal eben seine Arbeitszeiten notieren – sei es im Büro oder unterwegs. Dennoch lohnt es sich heutzutage einen Blick auf Systeme für digitale Zeiterfassung zu werfen. In diesem Artikel möchte ich Ihnen einige Punkte hierzu etwas näher bringen. Aber eins nach dem anderen:
Warum digitale Zeiterfassung?
Geht es nur darum den Papierkram etwas zu verringern, die Arbeit für Ihre Mitarbeiter zu erleichtern, einen besseren Überblick zu bekommen oder die Weiterberechnung an Ihre Kunden zu optimieren? Vermutlich von allem etwas.
Wenn Sie für sich selber geklärt haben welcher der genannten Punkte Priorität hat können Sie sich auf die Suche nach einer geeigneten Lösung begeben.
Welche Möglichkeiten gibt es?
Wie in vielen Bereichen der Digitalisierung sind hier Ihren Möglichkeiten wenig Grenzen gesetzt. Beginnend mit einer selbstentwickelten Excel-Lösung über reine Zeiterfassungs-Apps, bis zu komplexen ERP-Systemen, in welchen die Zeiterfassung „nur“ ein Modul von vielen ist. Da Sie aber im Vorfeld bereits wissen welche Zeiten für welchen Zweck erfasst werden sollen, fällt nun die Entscheidungsfindung etwas leichter.
Digitale Zeiterfassung mit Excel
Eine „Eigenentwicklung“ für eine digitale Zeiterfassung können die meisten Unternehmen mal eben schnell selber realisieren. Dies hat den Vorteil dass es keiner weiteren Recherche bedarf und auf den ersten Blick günstiger erscheint als eine Lösung hierfür zu beschaffen. Leider bringt die Lösung auch einige Nachteile mit sich: Zugriffsberechtigungen sind nur schwer umsetzbar, Mitarbeiter können unter Umständen nicht gleichzeitig auf das Dokument zugreifen, Daten können im Nachhinein geändert werden oder müssen regelmäßig manuell „festgeschrieben“ werden, usw. … Um hierzu mal nur ein paar Beispiele zu nennen.
Dennoch kann die Excel-Liste gerade für kleinere Teams bereits eine geeignete Übergangslösung sein. In einem Handwerksbetrieb könnten die Mitarbeiter zum Beispiel ihre Stundenzettel im Büro abgeben, wo diese dann von einer Person in die zentrale Excel-Zeiterfassung übertragen werden.
Aber sie merken schon – ab einer gewissen Größe wird auch das ziemlich aufwendig.
Digitale Zeiterfassungs-(Web-)Apps
Einen Schritt weiter gehen Sie mit einer Zeiterfassungs-App. Hier gibt es mittlerweile eine Fülle an Lösungen. Der wesentliche Vorteil vieler Anwendungen besteht darin, ein System erhalten, welches eben auf genau Ihren Zweck zugeschnitten ist. Vorausgesetzt natürlich Sie wissen, was Sie brauchen.
Wir haben mit dem Zeiterfassungssystem Clockodo (https://www.clockodo.com/de/) in der Vergangenheit sehr gute Erfahrungen gemacht. Die wesentlichen Punkte können aber auch viele andere Hersteller abbilden. Achten Sie daher bei der Auswahl des Systems darauf, dass
- es eine einfache, übersichtliche Benutzeroberfläche hat.
- Zeiteinträge schnell und einfach angelegt werden können ohne unnötig viele Klicks machen zu müssen.
- eine App zur Verwendung auf Smartphones oder Tablets zur Verfügung gestellt wird.
- die Urlaubsplanung berücksichtig wird.
- wenn gewünscht Zeiten von Kunden quittiert werden können.
- die Vorgaben der DSGVO eingehalten werden.
- der „pro-Benutzer-Preis“ nicht zu hoch ist.
- Auswertungen nach Ihren Anforderungen erstellt und ggf. auch exportiert werden können.
Auch hier gilt natürlich: Prüfen Sie im Vorfeld, ob das System Ihren Anforderungen gerecht werden kann.
ERP-System mit digitaler Zeiterfassung
Unsere letzte Variante ist die Zeiterfassung innerhalb eines ERP- oder Fakturierungssystems. Viele Softwarehersteller von Warenwirtschaftssystemen, ERP-Systemen, Buchhaltungslösungen, usw. haben mittlerweile ein eigenes Zeiterfassungsmodul integriert. Dies birgt in vielen Fällen den Riesenvorteil, dass die Daten noch besser als aus einer App weiterverarbeitet werden können. So können die Daten zum Beispiel zur Fakturierung oder für die Lohnabrechnung innerhalb eines Systems weiterverwendet werden.
Sie ahnen es sicher schon: Preislich bewegen wir uns hier natürlich erstmal in einer völlig anderen Kategorie von Software als bei einer App. Aber: Ein solches System bringt natürlich dann nicht nur den Vorteil der digitalen Zeiterfassung mit sich. Mit einem ERP-System können selbstverständlich dann auch viele andere Themengebiete wie Kundendaten, Rechnungslegung, Kundensupport, Buchhaltung, usw. digitalisiert werden. Und somit kommt es hier um so mehr darauf an, was Sie wirklich benötigen.
Fazit und Empfehlung
Der Bereich der digitalen Arbeits- und Projektzeiterfassung ist doch etwas komplexer als es auf den ersten Blick scheint. Prüfen Sie, welche Anforderungen Ihre Prozesse und Ihre Mitarbeiter an ein Zeiterfassungssystem stellen und treffen Sie darauf basierend Ihre Entscheidung.
In den meisten Fällen empfehlen wir unseren Kunden mit einer Zeiterfassungs-App zu starten. Die Kosten halten sich dabei im Rahmen, die positiven Effekte setzen aber sehr schnell ein.
Wenn Sie sich nach wie vor unsicher bei der Entscheidungsfindung sind und/oder ein digitales Zeiterfassungssystem unter professioneller Anleitung in Ihrem Unternehmen einführen möchten, sprechen Sie uns gerne an. Wir schauen daraufhin gemeinsam welches System am besten zu Ihnen passt, implementieren dies in Ihrem Unternehmen, „nehmen Ihre Mitarbeiter an die Hand“ und stehen auch künftig für Fragen zur Seite.
Weitere Informationen zum Thema Digitalisierung finden Sie hier auf unserem Blog und unter https://www.fohler-it.de/digitalisierung/.
Das Projektmanagementtool mit inkludierter Zeiterfassung von Zoho finden Sie unter https://go.zoho.com/SIy.
